انبار سالن زیبایی را چطور مدیریت کنیم؟
رنگ، اکسیدان، ژل و محصولات فروشی بخش بزرگی از پول سالن را در قفسه‌ها نگه می‌دارند. این راهنما نشان میدهد چطور موجودی را بشناسید، کمبود را پیش از تمام شدن ببینید و هزینه مواد هر خدمت را حساب کنید.
مدیریت انبار سالن یعنی سه چیز را همیشه بدانید: چه چیزی دارید، هر خدمت چقدر از آن مصرف میکند و کی باید دوباره بخرید. وقتی موجودی در نرمافزار ثبت باشد، فروش محصول و انجام خدمت خودکار از انبار کم می‌کنند، کمبود پیش از تمام شدن هشدار داده می‌شود و می‌فهمید هر خدمت بعد از کم کردن هزینه مواد واقعاً چقدر سود دارد.
مواد مصرفی و محصولات فروشی را جدا کنید
موجودی سالن دو نوع است و هر کدام حساب خودش را دارد:
- مواد مصرفی (پشت کار): رنگ مو، اکسیدان، دکلره، کراتین، لاک و ژل ناخن، چسب مژه، موم و دستکش. این‌ها فروخته نمی‌شوند و هزینه خدمت به حساب می‌آیند.
- محصولات فروشی: شامپو، ماسک، روغن مو و کرم که مشتری با خودش می‌برد. این‌ها قیمت خرید و قیمت فروش دارند و سود جداگانه می‌سازند.
گاهی یک محصول در هر دو گروه است، مثلاً ماسکی که هم در سالن استفاده می‌شود و هم فروخته می‌شود. بهتر است آن را دو بار تعریف کنید، یک بار بسته بزرگ سالن و یک بار بسته فروشی، تا مصرف داخلی با فروش قاطی نشود. فروش محصولات از همان صندوق انجام می‌شود که در راهنمای صندوق و حسابداری سالن توضیح داده‌ایم.
مصرف مواد در هر خدمت
برای هر خدمت تعریف کنید معمولاً چه موادی و چه مقداری مصرف می‌شود. مثلاً رنگ ریشه حدود ۶۰ گرم رنگ و ۹۰ میلی‌لیتر اکسیدان، یا کاشت ناخن مقدار مشخصی ژل و پودر. وقتی خدمت در صندوق ثبت شود، نرمافزار همین مقدار را از انبار کم میکند. لازم نیست عدد دقیق باشد؛ میانگین منطقی کافی است و انبارگردانی دوره‌ای اختلاف را اصلاح میکند.
در خدمات رنگ، مقدار واقعی به طول و حجم مو بستگی دارد. اگر فرمول و مقدار هر مشتری را در پرونده‌اش ثبت کنید، هم دفعه بعد همان نتیجه را می‌گیرید و هم مصرف واقعی را بهتر می‌شناسید. ثبت فرمول در پرونده مشتری در راهنمای CRM سالن زیبایی آمده است.
هشدار کمبود و تاریخ انقضا
برای هر کالا یک حداقل موجودی تعیین کنید. وقتی موجودی به این عدد برسد، نرمافزار هشدار میدهد. حداقل را بر اساس مصرف هفتگی و مدت رسیدن سفارش انتخاب کنید: اگر هفته‌ای سه تیوپ از یک رنگ مصرف میکنید و تأمین‌کننده ده روز طول می‌کشد تا بفرستد، حداقل باید بیش از پنج تیوپ باشد. برای کالاهای وارداتی که گاهی در بازار کم می‌شوند، این حداقل را بالاتر بگیرید.
تاریخ انقضا برای رنگ، کراتین، چسب مژه و محصولات پوستی مهم است. تاریخ را هنگام ورود کالا ثبت کنید تا نرمافزار چند هفته پیش از انقضا یادآوری کند. تاریخ روی بسته‌ها معمولاً میلادی است؛ اگر حسابتان شمسی است، بهتر است نرمافزار هر دو را نشان دهد. کالای نزدیک به انقضا را اول مصرف کنید یا با تخفیف بفروشید.
سفارش خرید و انبارگردانی
سفارش از تأمین‌کننده
سفارش خرید را در نرمافزار ثبت کنید، حتی اگر سفارش را تلفنی یا در واتس‌اپ می‌دهید. وقتی کالا رسید، همان سفارش را تحویل بزنید تا موجودی و قیمت خرید بهروز شود. وقتی قیمتها زود تغییر می‌کنند، این کار اهمیت بیشتری دارد: اگر قیمت خرید قدیمی در سیستم بماند، هزینه مواد و سود هر خدمت را اشتباه می‌بینید.
انبارگردانی
هر ماه، مثلاً آخر هر ماه شمسی، موجودی واقعی را بشمارید و در نرمافزار وارد کنید. اختلاف بین عدد سیستم و عدد واقعی چیزهای مهمی را نشان میدهد: مصرف بیشتر از تعریف، محصول فروخته‌شده‌ای که در صندوق ثبت نشده یا کالایی که گم شده است. لازم نیست هر بار همه چیز را بشمارید؛ کالاهای گران و پرمصرف را ماهانه و بقیه را هر سه ماه بشمارید.
هزینه مواد هر خدمت و حاشیه سود
وقتی قیمت خرید و مقدار مصرف را دارید، هزینه مواد هر خدمت را میتوانید حساب کنید. یک مثال برای رنگ ریشه:
| ردیف | مقدار مصرف | هزینه (تومان) |
|---|---|---|
| رنگ (تیوپ ۱۰۰ گرمی ۴۰۰٬۰۰۰ تومان) | ۶۰ گرم | ۲۴۰٬۰۰۰ |
| اکسیدان (یک لیتر ۳۰۰٬۰۰۰ تومان) | ۹۰ میلی‌لیتر | ۲۷٬۰۰۰ |
| شامپو، ماسک و دستکش | یک بار | ۳۳٬۰۰۰ |
| جمع هزینه مواد | ۳۰۰٬۰۰۰ | |
| قیمت خدمت | ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ |
در این مثال مواد ۱۲ درصد قیمت خدمت است و ۲٬۲۰۰٬۰۰۰ تومان برای دستمزد پرسنل، اجاره و سود سالن می‌ماند. اگر قیمت رنگ بالا برود و قیمت خدمت ثابت بماند، این عدد بی‌صدا کم می‌شود. بسیاری از سالن‌ها هم هزینه مواد را پیش از محاسبه پورسانت از قیمت خدمت کم می‌کنند که در راهنمای پورسانت و حقوق پرسنل با مثال آمده است.
برای محصولات فروشی، حاشیه سود فاصله قیمت خرید تا قیمت فروش است. گزارش فروش محصول نشان میدهد کدام کالا می‌فروشد و کدام فقط قفسه را پر کرده است؛ کالایی را که چند ماه فروش نداشته دوباره سفارش ندهید.
شروع کار با انبار در نرمافزار
- با کالاهای گران و پرمصرف شروع کنید، نه با همه قفسه‌ها.
- برای هر کالا نام، واحد، قیمت خرید و حداقل موجودی وارد کنید.
- مصرف مواد را برای پنج خدمت پرفروش تعریف کنید.
- بعد از یک ماه اولین انبارگردانی را انجام دهید و مقدارها را اصلاح کنید.
انبار یکی از بخش‌های نرمافزار سالن است و بیشترین فایده را وقتی دارد که به صندوق و نوبت‌ها وصل باشد. برای دیدن تصویر کامل، راهنمای نرمافزار مدیریت سالن زیبایی را بخوانید.
پرسش‌های رایج
آیا سالن کوچک هم به انبار در نرمافزار نیاز دارد؟
اگر محصول میفروشید یا رنگ و مواد گران مصرف میکنید، بله. حتی ثبت ده کالای اصلی با حداقل موجودی، جلوی تمام شدن ناگهانی رنگ در روز شلوغ را میگیرد.
مصرف مواد را باید دقیق وزن کرد؟
نه. یک مقدار میانگین برای هر خدمت کافی است. انبارگردانی ماهانه نشان میدهد مقدارها چقدر با واقعیت فاصله دارند و میتوانید آنها را اصلاح کنید.
وقتی قیمت خرید مرتب تغییر میکند چه کنیم؟
هر خرید را با قیمت جدیدش ثبت کنید تا هزینه مواد بهروز بماند. گزارش هزینه مواد هر خدمت را هم هر چند ماه یک بار ببینید تا معلوم شود کدام قیمتها باید بازنگری شوند.