چک‌لیست انتخاب نرم‌افزار سالن و کلینیک و انتقال به آن

برای انتخاب نرم‌افزار سالن یا کلینیک، اول نیازهای قطعی خودتان را بنویسید، بعد هر گزینه را با جدول همین صفحه بسنجید، در دوره آزمایشی یک هفته نوبت‌های واقعی را در آن ثبت کنید و فقط بعد از آن مشتریان را منتقل کنید و پرسنل را آموزش دهید. بیشتر انتخاب‌های اشتباه از جایی می‌آید که سالن با دیدن یک ویدیوی تبلیغاتی یا قیمت ارزان تصمیم گرفته و هیچ‌وقت یک روز شلوغ را با آن نرم‌افزار امتحان نکرده است. اگر هنوز نمی‌دانید چنین نرم‌افزاری دقیقاً چه بخش‌هایی دارد، اول راهنمای نرم‌افزار مدیریت سالن را بخوانید.

اول فهرست نیازهای قطعی را بنویسید

یک برگه بردارید و سه ستون بکشید: «حتماً لازم»، «خوب است داشته باشد» و «لازم نیست». از پرسنل هم بپرسید در کار روزانه چه چیزی بیشتر اذیتشان می‌کند. نیازها به نوع کسب‌وکار بستگی دارد:

• سالن ناخن یا مژه یک‌نفره: لینک رزرو، یادآوری خودکار و اپ موبایل معمولاً کافی است.
• آرایشگاه چندنفره: تقویم هر پرسنل، صندوق و محاسبه پورسانت و حقوق پرسنل در اولویت است.
• کلینیک زیبایی: پرونده درمان، عکس قبل و بعد و فرم رضایت دیجیتال لازم می‌شود. نیازهای کامل کلینیک در راهنمای نرم‌افزار کلینیک زیبایی آمده است.

هر گزینه‌ای که یکی از موارد «حتماً لازم» را ندارد، همان اول کنار بگذارید، هر قدر هم ارزان یا زیبا باشد.

جدول بررسی نرم‌افزار

این جدول را برای هر گزینه پر کنید و جواب هر سؤال را از خود فروشنده یا پشتیبانی بگیرید، نه فقط از صفحه تبلیغاتی:

معیار	چرا مهم است	سؤالی که باید بپرسید
زبان فارسی و راست‌چین	پرسنل و مشتری باید راحت بخوانند	صفحه رزرو مشتری هم فارسی و راست‌چین است؟
تقویم شمسی	تاریخ نوبت و تولد به شمسی خواناتر است	تقویم، رسید و پیامک‌ها تاریخ شمسی نشان می‌دهند؟
کار بدون اینترنت	قطعی و کندی اینترنت نباید سالن را متوقف کند	اگر اینترنت یک ساعت قطع شود، می‌توانم نوبت و فروش ثبت کنم؟
اپ موبایل پرسنل و مدیر	پرسنل تقویم خودش را می‌بیند و مدیر از هر جا گزارش می‌گیرد	اپ اندروید و آیفون دارد و دسترسی هر نفر قابل تنظیم است؟
صفحه رزرو آنلاین	بخش بزرگی از نوبت‌ها از اینستاگرام و واتس‌اپ می‌آید	مشتری بدون نصب برنامه از لینک بیو نوبت می‌گیرد؟
هزینه پیامک	هزینه یادآوری‌ها هر ماه تکرار می‌شود	هر پیامک چقدر است و می‌توانم پنل پیامکی خودم را وصل کنم؟
خروجی و مالکیت اطلاعات	فهرست مشتریان سرمایه سالن است	هر زمان می‌توانم مشتریان و نوبت‌ها را به اکسل بگیرم؟
پشتیبانی به زبان شما	مشکل معمولاً در روز شلوغ پیش می‌آید	پشتیبانی از چه راهی، به چه زبانی و در چه ساعت‌هایی است؟
مدل قیمت	هزینه با رشد سالن تغییر می‌کند	قیمت بر اساس پرسنل است، شعبه یا ثابت؟ نسخه رایگان چه محدودیتی دارد؟
دوره آزمایشی	بدون امتحان واقعی نمی‌شود تصمیم گرفت	دوره آزمایشی چند روز است و همه امکانات در آن باز است؟
وارد کردن اطلاعات	هیچ‌کس نمی‌خواهد صدها مشتری را دستی وارد کند	مشتریان را از اکسل یا نرم‌افزار قبلی وارد می‌کنید؟
آموزش پرسنل	نرم‌افزاری که پرسنل از آن استفاده نکنند بی‌فایده است	راهنما یا ویدیوی فارسی دارد و جلسه آموزش می‌گذارید؟

برای نمونه، فهرست امکانات زیبادسک را می‌توانید کنار این جدول بگذارید و ببینید هر ردیف چطور پوشش داده شده است. همین کار را با فهرست امکانات هر نرم‌افزار دیگری هم انجام دهید.

زبان، تقویم شمسی و کار بدون اینترنت

فارسی بودن فقط ترجمه منوها نیست. ببینید پیامک یادآوری با تاریخ شمسی و اعداد فارسی می‌رسد یا نه، تعطیلات رسمی در تقویم دیده می‌شود یا نه، و قیمت‌ها با تومان نمایش داده می‌شود. اگر در خارج از ایران کار می‌کنید و مشتریان فارسی‌زبان و انگلیسی‌زبان دارید، بپرسید هر مشتری می‌تواند پیام را به زبان خودش بگیرد یا نه.

کار بدون اینترنت را در دوره آزمایشی خودتان امتحان کنید: وای‌فای را خاموش کنید، یک نوبت و یک فروش ثبت کنید، دوباره وصل شوید و ببینید اطلاعات درست همگام شد یا نه. در شرایط اینترنت ناپایدار، همین آزمایش ساده از هر توضیح فروشنده‌ای مهم‌تر است.

اپ موبایل، صفحه رزرو و هزینه پیامک

اپ پرسنل باید ساده باشد: تقویم خودش، نوبت بعدی و یادداشت مشتری. اپ مدیر باید فروش روز و نوبت‌های فردا را نشان دهد. صفحه رزرو را از دید مشتری امتحان کنید؛ با گوشی خودتان از لینک بیو یک نوبت بگیرید و ببینید چند قدم طول می‌کشد. نکته‌های بیشتر در راهنمای نوبت‌دهی آنلاین آمده است.

هزینه پیامک را جدا حساب کنید. پیامک فارسی در هر قسمت حدود ۷۰ نویسه جا دارد، پس یک یادآوری طولانی ممکن است دو یا سه پیامک حساب شود. تعداد نوبت ماهانه را در تعداد پیامک هر نوبت ضرب کنید تا هزینه واقعی دستتان بیاید. یادآوری به‌موقع هزینه‌اش را با کم کردن نیامدن مشتری برمی‌گرداند.

قیمت، مالکیت اطلاعات و پشتیبانی

مدل‌های قیمت رایج این‌ها هستند:

• بر اساس تعداد پرسنل: برای سالن کوچک ارزان است، اما با استخدام هر نفر گران‌تر می‌شود.
• بر اساس شعبه: برای سالن پرپرسنل در یک شعبه به‌صرفه است.
• نسخه رایگان: برای شروع خوب است؛ ببینید محدودیتش تعداد نوبت است، تعداد مشتری یا امکانات.

هزینه کل یک سال را حساب کنید: اشتراک، پیامک، کارت‌خوان یا درگاه پرداخت و هر امکانی که جدا فروخته می‌شود. بعد بپرسید اطلاعات مال کیست. باید بتوانید هر وقت خواستید فهرست مشتریان، نوبت‌ها و فروش را به اکسل بگیرید، حتی اگر اشتراک را تمدید نکنید. بدانید از اطلاعات کجا و هر چند وقت یک بار پشتیبان گرفته می‌شود. پشتیبانی را هم در دوره آزمایشی امتحان کنید: یک سؤال واقعی از راه واتس‌اپ یا چت بفرستید و ببینید جواب چقدر زود و به چه زبانی می‌رسد.

یک هفته آزمایش واقعی

دو گزینه آخر را انتخاب کنید و هر کدام را یک هفته واقعی امتحان کنید، کنار دفتر فعلی‌تان:

1. خدمات واقعی را با مدت و قیمت وارد کنید و دو پرسنل را اضافه کنید.
2. همه نوبت‌های آن هفته را در نرم‌افزار هم ثبت کنید.
3. موقعیت‌های سخت را امتحان کنید: جابه‌جا کردن نوبت، لغو در آخرین لحظه، مشتری بدون نوبت و پرداخت با دو روش.
4. آخر هر روز گزارش صندوق را با دفتر خودتان مقایسه کنید. بیشتر درباره این گزارش در راهنمای صندوق و حسابداری سالن آمده است.
5. آخر هفته از پرسنل بپرسید با کدام راحت‌تر بودند.

انتقال مشتریان و آموزش پرسنل

برای انتقال، فهرست مشتریان را در یک فایل اکسل با ستون‌های نام، شماره موبایل، تاریخ تولد و یادداشت جمع کنید. شماره‌ها را یک‌شکل کنید، تکراری‌ها را حذف کنید و بعد فایل را وارد کنید. اگر از نرم‌افزار دیگری می‌آیید، از آن خروجی اکسل بگیرید و سابقه مراجعه و فرمول رنگ را هم بخواهید، چون این‌ها بخش ارزشمند پرونده مشتری هستند. نرم‌افزار قبلی را یک ماه فقط برای مراجعه نگه دارید.

برای آموزش، یک نفر از پرسنل را مسئول کنید تا زودتر از بقیه یاد بگیرد و به دیگران کمک کند. با تقویم و یادآوری شروع کنید و صندوق و انبار را بعد اضافه کنید. روز شروع را اول هفته یا اول ماه بگذارید، نه وسط شلوغی شب عید، و لینک رزرو تازه را در بیو اینستاگرام و پیام واتس‌اپ به مشتریان اعلام کنید.